Habeas Data
Generalidades
Artículo 1. Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581
de 2012 y su decreto reglamentario número 1377 de 2013, a continuación, se pone en
conocimiento de los Titulares de los Datos Personales contenidos en Bases de Datos
de GRUPODOT S.A.S., los diversos aspectos que componen la Política de
Tratamiento de datos de la Compañía (“Política de Tratamiento”).
Responsable y encargado del tratamiento
Nombre del Responsable: GRUPODOT S.A.S.
Domicilio: Carrera 12 N° 90-20 oficina 205
Correo electrónico: info@grupodot.com
Teléfono del Responsable: 745 66 78 ext.132
Artículo 3. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y finalidad.
La información personal incluyendo y sin limitarse a aquella de laboral, académico,
profesional, técnico y administrativo, privada, semiprivada o de cualquier naturaleza
pasada, presente o futura que se recolecta y almacena de los accionistas, clientes,
proveedores, candidatos, empleados y cualquier otra persona natural o jurídica que
tenga contacto con GRUPODOT S.A.S., en adelante (ENTIDADES AUTORIZADAS),
independientemente de la relación que el titular tenga con la empresa, la información
que se recopila o almacenar puede incluir lo siguiente:
- Datos generales: tales como nombres, apellidos, fecha de nacimiento, número y
tipo de identificación, edad, estado civil, dirección, teléfono fijo, teléfono móvil,
correo electrónico, comentarios, lugar de trabajo, cargo y nivel. - Datos particulares: según el tipo de vinculación: hoja de vida, información laboral, información académica, información financiera, nacionalidad; y todos los demás datos relacionados con la calidad de accionistas, inversionistas, empleados o proveedores, según aplique.
- Datos sensibles: datos biométricos, imágenes, registros fotográficos,
grabaciones, videograbaciones, audios y/o vídeos.
Tratamiento de datos sensibles
Artículo 4. GRUPODOT S.A.S., no recolectará, incorporará ni almacenará datos
sensibles de las personas, a menos que exista una autorización previa del titular de la
información.
Artículo 5. Solo se solicitará la autorización mencionada cuando sea necesaria y
proporcional para la ejecución de la relación con el titular, siempre y cuando la Ley
exija o permita acceder a información sensible de este.
Artículo 6. La autorización para el tratamiento de los datos sensibles se solicitará
previa a la incorporación de los mismos y durante la ejecución de la vinculación legal
que cualquier persona sostenga con la empresa, y en esta se señalará la finalidad
para la cual se incorporan. Además, se precisará que la respuesta a las preguntas
sobre datos sensibles es facultativa y se indicarán los demás elementos descritos en
la presente política para la obtención de la autorización para el tratamiento de la
información.
Artículo 7. No podrá realizarse tratamiento de datos sensibles para fines distintos de
los autorizados por el titular.
Finalidad con la que se hace Tratamiento de la información personal de los titulares
Artículo 8. Recolección de Datos. Se recolectarán los datos que sean necesarios,
pertinentes y no excesivos para los fines autorizados e informados al titular y aquellos
señalados en la presente política, tales como consultar, recopilar, evaluar, catalogar,
clasificar, ordenar, grabar, almacenar, actualizar, modificar, aclarar, reportar, informar,
analizar, utilizar, compartir, circularizar, suministrar, suprimir procesar y en general
tratar los datos personales que le suministre por cualquier medio siempre;
obedeciendo a un fin legítimo y sea proporcional de acuerdo con la relación sostenida
con el titular.
Artículo 9. Uso de datos. La empresa podrá: Solicitar, consultar, verificar, validar,
recopilar, compartir, intercambiar, informar, reportar, procesar, almacenar, modificar,
actualizar, aclarar, retirar o divulgar por cualquier medio mis datos personales ante
entidades de consulta de base de datos o ante cualquier otra entidad que maneje o
administre bases de datos con los fines legalmente definidos para este tipo de
entidades domiciliadas en Colombia o en el exterior, sean personas naturales o
jurídicas colombianas o extranjeras. Es entendido que dentro de las entidades a que
se refiere esta autorización, se incluyen también las entidades públicas o que presten servicios públicos (tales como notarías, Registraduría Nacional del Estado Civil,
Contraloría, Auditoría General de la República Procuraduría, DIAN, Oficinas de
registro, UGPP, etc), cajas de compensación, Administradoras de Fondos de
Pensiones y de Cesantías y operadores de información a través de las cuales se
liquidan cesantías. aportes de seguridad social y parafiscales (tales como Aportes en
Línea. SOI, SIMPLE, etc).
Todo lo anterior con el fin de que la empresa utilice mis Datos Personales
a partir de la recepción de los mismos para:
- Promocionar, comercializar u ofrecer de manera individual o conjunta, sus
productos y/o servicios y productos y servicios ofrecidos en alianza comercial, a
través de cualquier medio o canal, o para complementar, optimizar o profundizar el
portafolio de productos y/o servicios actualmente ofrecidos. - Remitir información comercial sobre cualquier tipo de producto de LAS
ENTIDADES AUTORIZADAS que pudiera ser de su interés, atender las consultas
que usted tenga sobre LAS ENTIDADES AUTORIZADAS y nuestros productos o
servicios, inscribirlo en charlas y/o capacitaciones organizadas por LAS
ENTIDADES AUTORIZADAS en las que usted desee participar, y cualquier otra
finalidad indicada en el sitio mediante el cual se recopilan sus datos. - En el caso de convocatorias laborales y postulaciones publicadas por LAS
ENTIDADES AUTORIZADAS en alguno de sus sitios web, LAS ENTIDADES
AUTORIZADAS le brinda la oportunidad de registrar sus datos personales y
profesionales para participar así en actuales y futuros procesos de selección. En
este escenario, LAS ENTIDADES AUTORIZADAS podrá contactarlo
telefónicamente, vía electrónica o por cualquier otro medio para invitarlo a que
participe de convocatorias a puestos de trabajo, invitarlo a entrevistas personales,
participar de procesos de selección que pueden involucrar: la evaluación de sus
aptitudes; la toma de pruebas psicológicas, de polígrafo y/o por competencias;
cotejar sus datos y realizar verificaciones y cotejo (por sí mismo o a través de
terceros) de la veracidad de los datos proporcionados, incluyendo sus
antecedentes personales, policiales y penales, profesionales, académicos e
historial crediticio; coordinar con los centros de salud respectivos los exámenes
pre ocupacionales establecidos conforme a la legislación vigente. - Realizar estudios de mercado e informes; y en general, todas aquellas actividades
que sean necesarias para llevar a cabo procesos de selección de personal para
LAS ENTIDADES AUTORIZADAS o por encargo de cualquiera de nuestros
clientes que se encuentran comprometidos en garantizar la seguridad y
confidencialidad de su información personal. Considerando los fines descritos, su
consentimiento para las finalidades descritas será válido de manera indefinida o
hasta que usted lo revoque. - Lograr una eficiente comunicación con el Titular de la información, a través de
cualquier medio de contacto, relacionada con la relación laboral y sus obligaciones
conexas o complementarias, nuestros productos, servicios, promociones, alianzas,
estudios, concursos, eventos, contenidos, campañas publicitarias y de mercadeo,
beneficios, condiciones o políticas aplicables, canales de atención, redes sociales,
así como los de LAS ENTIDADES AUTORIZADAS. - Recolectar y entregar de información ante autoridades públicas o privadas,
nacionales o extranjeras con competencia sobre LAS ENTIDADES
AUTORIZADAS, o sobre sus actividades, productos y/o servicios, cuando se
requiera para dar cumplimiento a sus deberes legales o reglamentarios,
incluyendo dentro de éstos, aquellos referentes a la prevención de la evasión
fiscal, lavado de activos y financiación del terrorismo u otros propósitos similares. - Hacer perfilamientos de bases de datos o generar perfiles básicos y demográficos
con los Datos Personales, así como completitud de datos de contacto mediante el
cruce de bases de datos de LAS ENTIDADES AUTORIZADAS y/o terceros y sus
aliados tecnológicos certificados, operadores de información comercial o crediticia,
entidades que formen parte del Sistema de Seguridad Social Integral, empresas
prestadoras de servicios públicos, con miras a enriquecer las bases de datos de
LAS ENTIDADES AUTORIZADAS. - Diseñar, implementar y poner en producción software y servicios tecnológicos.
- Desarrollar actividades de promoción, revisión y seguimiento de actividades de
seguimientos de salud y seguridad en el trabajo en los términos que la ley y la
jurisprudencia lo han dispuesto. - Realizar ventas cruzadas de productos y/o servicios ofrecidos LAS ENTIDADES
AUTORIZADAS o sus aliados comerciales, incluyendo la celebración de convenios
de marca compartida. - Elaborar y reportar información estadística, encuesta de satisfacción, estudios y
análisis de mercado incluyendo la posibilidad de contactarme para dichos
propósitos. - Enviar mensajes, notificaciones y alertas a través de cualquier medio para remitir
extractos, volantes de nómina, pagos de aportes a seguridad social, difundir
información legal de seguridad, documentación e información relacionada con la
relación laboral, promociones, campañas comerciales, publicitarias de mercado,
sorteos, eventos u otros beneficios e informar al titular acerca de las innovaciones
efectuadas en sus productos y/o servicios, dar a conocer las mejoras o cambios en
sus canales de atención, así como dar a conocer otros servicios y/o productos
ofrecidos por LAS ENTIDADES AUTORIZADAS o sus aliados comerciales. - Ser utilizados como medio de prueba.
- Circular y transferirse a la totalidad de las áreas de LAS ENTIDADES
AUTORIZADAS, incluyendo, pero sin limitarse, contratistas, delegados,
outsourcing, tercerización, red de oficinas o aliados con el objeto de desarrollar
servicios de alojamiento de sistemas de mantenimiento, servicios de análisis,
servicios de mensajería por e-mail o correo físico, servicios de entrega,
almacenamiento de datos o información, cobranza, entre otros. En consecuencia,
el titular entiende y acepta que mediante la presente autorización concede a estos
terceros, autorización para acceder a sus Datos Personales en la medida en que
así lo requieran para la prestación de los servicios para los cuales fueron
contratados. Igualmente, autorizo a LAS ENTIDADES AUTORIZADAS para
compartir mis Datos Personales con las entidades gremiales a las que pertenezca
la entidad, para fines comerciales, estadísticos y de estudio y análisis de mercado. - Llevar el registro de ingreso, salida y permanencia en locaciones de LAS
ENTIDADES AUTORIZADAS, así como en la implementación y uso de medidas
de vigilancia y seguridad.
Tratamiento de datos personales de clientes. Los datos personales de los clientes
que sean recolectados, serán utilizados con el fin de seleccionar, evaluar y ejecutar la
relación contractual que pueda llegar a surgir entre las partes, buscando un mayor
conocimiento del proveedor y cliente, un mejor manejo de la información para la toma
de decisiones, transparencia en las relaciones, y efectividad y eficiencia en los
procesos y con las siguientes finalidades:
- Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual,
contractual y pos contractual con GRUPODOT S.A.S. respecto de los servicios
ofrecidos por ella que haya o no adquirido o, respecto de cualquier relación de
negocios subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley
colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas. - Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de riesgo,
efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios de la empresa, así
como sus aliados comerciales. - Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza
comercial y/o red de distribución, investigación de mercados y cualquier tercero
con el cual la empresa posea un vínculo contractual de cualquier índole. - Dar a conocer, transferir y/o transmitir mis datos personales dentro y fuera del
país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo
requiera. - Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros,
programación y prestación de servicios, venta, compra, facturación, gestión de
cartera, seguimiento al desempeño del servicio, recaudo, inteligencia de negocios,
actividades de mercadeo, promoción o publicidad, mejoramiento del servicio,
seguimiento al recaudo, verificación, consulta y control, habilitación de medios de
pago así como cualquier otra relacionada con nuestros servicios actuales y
futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social
de la empresa. - Para el envío y recepción de mercancías o material publicitario de acuerdo a los
requerimientos de las funciones demandadas y sostenibilidad de los negocios de
la compañía. - Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.
Artículo 10. Tratamiento de datos personales de empleados, aprendices,
pasantes o practicantes. El tratamiento de los datos personales de los empleados
de GRUPODOT S.A.S., se sujetará a lo establecido en la presente política y sólo
podrán ser utilizados en cumplimiento de la normatividad laboral vigente, para el
correcto desarrollo de las obligaciones derivadas del contrato laboral celebrado entre
las partes, o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular y
con las siguientes finalidades:
- Permitir el ejercicio de sus derechos como empleado o cualquiera que sea su
vinculación, establecidos en el Código Sustantivo del Trabajo y en las demás
normas aplicables a la materia. - Enviar información de la empresa, incluyendo invitaciones a eventos, boletines
trimestrales (presentación de resultados), informe anual, y aquellas
comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta GRUPODOT
S.A.S. - Emitir certificaciones relativas a su condición de empleado, tales como certificados
de ingresos y retenciones, constancias laborales, entre otros. - Compartir información con las diferentes áreas de la empresa, filiales,
subsidiarias, asociadas o vinculadas, a su matriz o controlante a las filiales,
subsidiarias, asociadas o vinculadas de su matriz, a sus sucesores, cesionarios o
a quien represente u ostente sus derechos, proveedores y clientes; para que
directamente o a través de terceros, realicen el siguiente tratamiento en medios
físicos, digitales o por cualquier otro con los que se desarrolle actividades en
cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas por
GRUPODOT S.A.S.
Artículo 11. Tratamiento de datos personales de los candidatos. Los datos
suministrados por los interesados en las vacantes y la información personal obtenida
del proceso de selección, se limita a la relacionada con su participación en el mismo;
por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido, una vez recolectada la
información del candidato la misma será devuelta a este o destruida una vez finalice
su proceso de selección, sea o no que quede seleccionado para ocupar el cargo.
Artículo 12. Tratamiento de datos personales de los trabajadores retirados. Los
datos correspondientes a personas cuya relación laboral ha finalizado, se continuarán
almacenando para los fines autorizados y bajo las mismas condiciones y niveles de
seguridad de conformidad con lo señalado por el Decreto 1072 de 2015, en su artículo
2.2.4.6.13.
Artículo 13. Tratamiento de datos personales a Proveedores. El tratamiento de los
datos personales de los proveedores persona natural y/o titular de GRUPODOT
S.A.S., se sujetará a lo establecido en la presente política, y sólo podrán ser utilizados
en cumplimiento a lo contractualmente establecido, para el correcto desarrollo de las
obligaciones derivadas del contrato comercial celebrado entre las partes, o en los
eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular.
- Realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales.
- Comunicación de nuestras políticas y procedimientos para la vinculación de
proveedores. - Análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los
proveedores. Cumplimiento legal en materia fiscal, de aduanas y comercial con
entidades administrativas y judiciales. - Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios Control y pagos por
los bienes y servicios recibidos. - Labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas
con los proveedores. - Consultas, auditorías y revisiones derivadas de los acuerdos con los proveedores
y/o contratistas. - Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.
Algunas de estas labores se realizan en cumplimiento de un deber legal y contractual
y por tanto el tratamiento de datos personales se entiende incluido en las mismas.
Artículo 14. Tratamiento de datos personales de los accionistas. Los datos e
información de las personas naturales que tengan la condición de accionistas, se
considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de
comercio y está sujeta a una protección especial por disposición legal. No obstante, la
información será revelada por disposición judicial, en los casos establecidos por las
normas que regulan el mercado público de valores o en los eventos en que se cuente
con la autorización expresa del titular y para las siguientes finalidades:
- Permitir el ejercicio de los derechos derivados de la calidad de accionista o
inversionista, facilitando que estos puedan ejercer los derechos políticos y
económicos establecidos en el Código de Comercio, en el Decreto 2555 de 2010,
y en las demás normas aplicables a la materia. - Enviar información de GRUPODOT S.A.S., incluyendo invitaciones a eventos,
boletines trimestrales (presentación de resultados), informe anual, y aquellas
comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta la empresa. - Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa,
tales como certificados de renta, de participación accionaria, entre otros. - Compartir información con proveedores con los que se desarrollen actividades en
cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas. - Dar cumplimiento a órdenes judiciales.
Derechos que le asisten como titular
Artículo 15. Sin perjuicio de los demás derechos consagrados en la Constitución
Política, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que las aclaren, modifiquen,
reglamenten o adicionen, los Titulares tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a GRUPODOT S.A.S.
en su condición de Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer,
entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que
induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no
haya sido autorizado. - Solicitar prueba de la Autorización otorgada a GRUPODOT S.A.S. salvo cuando
expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad
con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. - Ser informado por GRUPODOT S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha
dado a sus Datos Personales. - Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la
modifiquen, adicionen o complementen. - Revocar la Autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento
no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. - Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.
Mecanismos para ejercer los derechos que le asisten como titular
Artículo 16. Sus derechos son conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y
revocar la autorización. El oficial de tratamiento de datos, es la figura ante la cual los
Titulares podrán elevar sus solicitudes para que GRUPODOT S.A.S., como
responsable del Tratamiento, adelante las acciones necesarias para el ejercicio de los
derechos del Titular, de acuerdo a lo descrito en el manual de tratamiento de datos
personales.
Artículo 17. Canales de atención de consultas y reclamos. Para realizar
peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer,
actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o
sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de
comunicación:
Nombre del responsable: GRUPODOT S.A.S.
Oficial de protección de datos:
Carrera 12 N° 90-20 oficina 205
Correo electrónico: info@grupodot.com
Teléfono del Responsable: 745 66 78 ext.132
Artículo 18. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la
información. La Política de Tratamiento de la información de GRUPODOT S.A.S.
entró en vigencia a partir del 20 de Febrero de 2013.
La presente política fue actualizada el 8 de Septiembre de 2022.